A Certificação API Spec Q2, é uma norma aplicada à Indústria do Petróleo e Gás Natural que vem sendo cada vez mais requisitada por clientes ao redor do mundo. Sua primeira edição foi publicada em Dezembro de 2011 pelo API (American Petroleum Institute).
A API Q2 foi a primeira norma voltada para empresas prestadoras de serviços da indústria, e se aplica às atividades críticas como a construção de poços, produção, intervenção, manutenção dos poços em si e dos equipamentos relacionados às operações bem como seu reparo.
O principal foco da certificação é garantir que o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) ao atender aos seus requisitos, possa prevenir defeitos, reduzir desperdícios e garantir a confiabilidade dos serviços prestados.
No universo dinâmico do Óleo e Gás, a certificação API Spec Q2 vem para reforçar os altos padrões de qualidade, eficiência e segurança, assegurando que a empresa prestadora de serviços atende aos requisitos dos clientes, bem como os legais e outros aplicáveis e seja referência no mercado.
Quais os benefícios da certificação?
Antes de mais nada, é importante entender quais são as vantagens envolvidas na Certificação API Spec Q2, visto que é necessário um grande processo para sua implementação.
Os benefícios na obtenção da certificação incluem, mas não se limitam a, maior eficiência, menor risco, maior satisfação do cliente, simplificação de processos, pensamento baseado em riscos, melhoria contínua.
Como a certificação API Spec Q2 promove o estabelecimento de padronização de processos, consequentemente, obtendo maior eficiência, reduzindo desperdícios e tendo aumento de produtividade, bem como otimização de fluxos de trabalho, redução de redundância, podemos entender que a simplificação de processos seja mais um benefício, até por ajudar a garantir que a realização dos serviços seja de forma consistente e com altos níveis de qualidade..
Pensamento baseado em risco pode ser encarado como outro ganho. Uma vez que permite às organizações identificar e mitigar riscos potenciais proativamente, visto que implementando estratégias de gestão de risco a probabilidade de incidentes é reduzida, aumentando a segurança e proteção de colaboradores e ativos reduzindo o tempo de inatividade, logo, reduzindo também os custos associados.
Uma vez que as empresas são encorajadas a realizar monitoramento e análise de dados de desempenho, coletar avaliações por parte dos clientes e implementar ações corretivas, a melhoria contínua passa a fazer parte da rotina da empresa, sendo mais uma melhoria trazida pela certificação que pode ser vista tanto no curto quanto no longo prazo. Assim, a empresa demonstra compromisso com a qualidade e a confiabilidade, aumentando a satisfação dos clientes e das partes interessadas.
Por ser uma certificação complexa, a API Spec Q2 se torna um diferencial considerável num mercado de trabalho tão competitivo quanto o de Óleo e Gás, ao mostrar que os mais altos padrões estão sendo atendidos.
Quais os primeiros passos para a certificação API Spec Q2?
Estude a norma API Q2 e procure entender seus itens trazendo-os para a realidade da sua empresa. Contrate empresas que oferecem cursos preparatórios e treine o máximo de pessoas possíveis.
Entenda seus processos, se questione: Como eles acontecem? É possível montar um fluxograma das operações? Quanto tempo tenho para obter a Certificação API Spec Q2? Temos empresas terceirizadas envolvidas com a execução dos serviços ou manutenção dos produtos relacionados ao serviço?
Faça bastante comunicação interna, conscientizando assim, a população como um todo para que todos entendam a necessidade da certificação API Spec Q2, bem como seus benefícios e em qual fase da certificação serão necessárias e/ou impactadas.
6 passos para obtenção da Certificação API Spec Q2:
Vamos listar abaixo, 6 passos fundamentais para que o seu processo de certificação aconteça de forma consistente e objetiva:
Monte seu time
Caso sua empresa não tenha um SGQ já estabelecido, apresente a proposta de um time para a alta gerência, explicando a importância de ter mais de uma frente de trabalho simultânea, assim, o tempo para certificação será reduzido.
Treinamento
Conforme mencionado acima, o treinamento é fundamental para que todos os colaboradores, em todos os níveis da empresa, envolvidas diretamente no processo ou não, entendam quais serão as mudanças necessárias e o porquê.
Ainda assim, para o time designado a fazer essa certificação acontecer, é imprescindível que também haja os treinamentos de Auditor, para o time de forma geral, e, para quem for designado como líder do processo, o treinamento de Auditor Líder, que vai envolver algumas outras atividades específicas
Análise da Situação Real
Depois dos treinamentos, realize uma análise da situação real da empresa para com os requisitos da norma API Q2 (também conhecido como Gap Analysis). Para esse passo, recomendo a contratação de alguma empresa terceirizada especializada.
Assim, a imparcialidade é mantida e todos os processos serão avaliados por pessoas mais experientes com o que se espera de resultados, em alguns casos, a própria empresa que oferece o treinamento, realiza essa atividade também.
Essa análise é crucial para desenvolver planos de ações voltados para adequar o que será identificado como uma possível falha, ou quebra de requisitos.
Desenvolvimento da Documentação do SGQ
Depois de passar pelo processo de avaliação real da situação da empresa para com os requisitos normativos, é a hora de desenvolver os documentos aplicáveis do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).
É nessa fase que o Manual da Qualidade vai ser desenvolvido, bem como a Política da Qualidade, os Procedimentos, Formulários e as Instruções de Trabalho. Caso esses documentos já existam, talvez seja necessário que algum ajuste fino aconteça e suas revisões atualizadas, bem como a criação de um controle de documentos.
Vale ressaltar que, alguns itens da norma exigem procedimentos específicos e o que cada procedimento deve conter como uma referência mínima, caso os responsáveis pelo desenvolvimento desses procedimentos optem por critérios ainda mais específicos do que os citados pela norma, se certifiquem de que é possível comprovar isso durante as auditorias.
Implementação de Treinamento
Uma vez que o passo anterior foi concluído, é fundamental que toda a documentação criada e/ou ajustada para a certificação API Spec Q2 seja desdobrada para com os times responsáveis pelas atividades descritas.
Por exemplo, um procedimento específico que a norma pede, é de Equipamentos de Teste, Medição, Monitoramento e Detecção, abreviado em inglês como “TMMDE” (Testing, Measurement, Monitoring and Detection Equipment) que vai trazer uma série de especificidades. É imprescindível que o time de calibração esteja familiarizado com esse procedimento e esteja seguindo exatamente o que foi registrado ali.
Auditoria Interna
Apesar de já ser um item normativo, é um assunto que vale ter um tópico próprio devido sua importância. A auditoria interna vai servir como uma preparação para a auditoria externa (que abordaremos mais à frente).
Na Auditoria Interna que ficará claro se as ações planejadas e desenvolvidas ao longo do processo de Análise da Situação Real foram suficientes para que o desvio fosse sanado.
É muito comum que se ache mais itens para tratados, tanto itens novos quanto o que não foi possível resolver com as ações da Análise da Situação Real. É uma oportunidade de trabalhar esses erros para que não se repitam no momento da Auditoria Externa.
O auditor líder, designado anteriormente, fará o planejamento visando correr todos os processos internos por dentro dos tópicos da norma, garantirá imparcialidade na auditoria do sistema de gestão da qualidade, bem como determinará o fluxo em que a auditoria ocorrerá, quais serão os auditores que compõem o time e por quais áreas cada um será responsável.
O Auditor Líder também será o responsável por criar a lista de presença e o relatório final com todos os achados da auditoria.
Análise de Causa-Raiz e Tratativa dos Achados da Auditoria Interna
Após a reunião de encerramento da Auditoria Interna, o time de implementação da certificação API Spec Q2 deverá desenvolver um plano de ações, juntamente com uma análise de causa-raiz para cada achado da auditoria.
Podemos classificar os achados como:
- Oportunidades de Melhoria – quando algum desvio não compromete a prestação de serviços mas tem espaço para ser melhor executado;
- Preocupação (concern) – quando um item da norma não está sendo quebrado mas tem potencial para, caso não seja trabalhado;
- Não conformidade – classificadas como menor e maior. Menor, onde o requisito da norma é parcialmente quebrado e pode vir ou não a impactar a realização do serviço ou o cliente. Maior, onde o requisito está sendo quebrado por completo e o cliente eventualmente será impactado.
As oportunidades de melhoria não precisam ser tratadas, mas é válido tê-las mapeadas. Trate as preocupações encontradas, especialmente se houver tempo suficiente antes da Auditoria Externa. As não conformidades deverão ser tratadas com prioridade e sua análise, bem como os resultados serão avaliados ao longo da Auditoria Externa.
Aplicação no site da API
Uma vez que seja possível entender o cenário da empresa e seu nível de conformidade para com a norma, é necessário criar um cadastro no site da API e preencher um formulário com as informações da empresa.
Neste formulário, será necessário, inclusive, informar o número de funcionários. Baseado nisso, a API determinará quantos auditores e quantos dias serão necessários para a Auditoria Externa.
Lembre-se de ser o mais realista possível no preenchimento dessas informações, pois elas serão confirmadas junto ao auditor.
Auditoria Externa
Diferentemente de outras normas, a API envia seus próprios auditores para a realização da Auditoria Externa. Os dias podem variar, assim como o número de auditores.
Além de correr todo o processo da empresa de acordo com a norma, eles avaliarão o plano de auditoria interna, verificarão a imparcialidade na auditoria do SGQ e o relatório final, com os achados.
Assim, eles verificarão as análises de causa-raíz e farão uma revisão de efetividade das mesmas.
Após toda a análise documental, os auditores vão para a área operacional. Lá, confirmam se tudo que foi apresentado enquanto documento, está acontecendo de forma física também.
É normal que eles encontrem outros achados que o time do SGQ não conseguiu trabalhar de maneira prévia. Mas, dependendo da natureza desse achado e de quanto o requisito está sendo quebrado, é possível que não impacte no resultado da auditoria.
Se todas as dicas anteriores forem seguidas, dificilmente a empresa não será certificada.
Os auditores criarão um relatório com todos os achados e podem ou não recomendar a certificação da empresa.
Assim, o time terá um prazo para realizar todas as tratativas. Dessa vez, porém, as ações deverão ser submetidas para avaliação dos revisores da API (existe um documento com a regras para essa submissão).
O auditor recomendando a empresa e os revisores estando de acordo com as ações propostas, a empresa deverá receber o certificado digital.
Mais do que uma exigência, uma estratégia
Como vimos, a certificação API Spec Q2 é muito mais do que apenas um papel na parede. Ela envolve todas as áreas da empresa, a prepara para novos níveis de excelência e é crucial para que a empresa se destaque na indústria de Óleo e Gás Natural.
Ao obter essa certificação, sua empresa alcançará a simplificação dos processos, eficiência na gestão de riscos, e aprimoramento das medidas de segurança, reduzindo a probabilidade de incidentes além da garantia de satisfação dos seus clientes, sem contar que estará sempre se destacando perante seus concorrentes.
A certificação API Spec Q2 demonstra que a empresa está comprometida com a excelência e altos padrões, se posicionando para o sucesso.
Assim como a API Q2, aqui falamos sobre vários outros temas e certificações da área da Qualidade. Cadastre seu email abaixo para que possamos notificá-lo sempre que uma publicação nova sair por aqui. Nos conte, o que mais gostaria de saber sobre o universo do SGQ?